Zeit und Geld sind in einem Verein oder Unternehmen immer knapp. Gerade daher kann es wichtig sein sich für eine Kursverwaltungssoftware zu entscheiden und diese einzusetzen. Damit kannst du die Verwaltungsarbeit und Abläufe im Verein optimieren und verbessern.

In diesem Blog stellen wir dir 9 gute Gründe vor, zukünftig eine Software für die Kursverwaltung zu nutzen.

1. Kursteilnehmer profesionell verwalten

Eine wichtige Aufgabe innerhalb eines Vereins ist die Verwaltung der Kursteilnehmer und Kurse. In einem eigenen Unternehmen ist es sogar die wichtigste Aufgabe.

Je nach Anzahl der angebotenen Kurse kommt jeden Tag ein neuer Kursteilnehmer hinzu und andere kündigen. Diese Fluktuation gilt es professionell zu bearbeiten, dabei aber auch effizient zu sein.

Ohne Softwareunterstützung ist dies in der Regel nicht möglich.

2. Kursbeiträge einziehen

Hast du noch alle Kursbeiträge zu allen Kursen im Kopf? Je mehr Kurse angeboten werden und je mehr Beitragsstufen gewünscht sind, wird es immer schwieriger den Überblick zu behalten.

Mit einem Kursverwaltungsprogramm behältst du immer den Überblick und kannst jedem Kursteilnehmer den passenden Beitrag zuordnen.

Bei einem vereinbarten SEPA Lastschriftmandat kannst du auf Knopfdruck die Abbuchung auslösen und dafür sorgen, dass die Gutschriften auf deinem Konto erfolgen.

3. Direkte Kommunikation mit den Kursteilnehmern

Du musst deinen Kurs kurzfristig absagen oder verschieben und hast gerade keine Teilnehmerliste zur Hand oder kannst keine eMail schreiben. Kennst du das? Gerade wenn es mal nicht läuft, wie es soll, ist es wichtig die Teilnehmer schnell und unkompliziert zu informieren.

Durch ein angeschlossenes Kommunikationstool kannst du direkt mit den Teilnehmern in Kontakt treten. Dabei ist es unerheblich, ob du gerade ein eMail Programm nutzen kannst oder nicht.

Schicke doch einfach eine eMail, SMS oder einen Brief auf Knopfdruck an alle Teilnehmer. Unabhängig, wo du gerade bist. Du brauchst nur eine Verbindung zum Internet.

4. Behalte den Überblick über Ein- und Ausgaben

In der Kursplanung ist es wichtig immer zu wissen, welcher Kurs gerade profitabel läuft und welcher nicht. Probleme mit der Gemeinnützigkeit können auftreten, wenn Kurse aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mit Mitgliedsbeiträgen subventioniert werden. Gleichzeitig kannst du so aber auch besser steuern, bei welchem Kurs noch Werbung benötigt wird oder wo die Teilnehmerzahlen vielleicht schon ausreichen.

Um da einen Überblick zu behalten unterstützt dich das Kursverwaltungsprogramm.

5. Im Team zusammenarbeiten

Gerade in Vereinen muss nicht einer alles alleine regeln, sondern werden viele Aufgaben auf viele Schultern verteilt. Bei einem stationären Programm auf einem Vereinsrechner ist dies nicht möglich. Ein Programm auf Cloudbasis bietet da die ideale Lösung. Du kannst mit speziellen Regeln und Kompetenzen einzelne Aufgaben auch delegieren oder ganz weitergeben.

Lass dich durch die Kursleiter unterstützen oder verteile Standardaufgaben doch an die Geschäftsstelle. Damit kannst du dich auf die strategische Arbeit konzentrieren.

6. Nur noch ein Kommunikationstool

Seit Jahres ist es üblich geworden jeden über jeden Kanal zu erreichen. Wechselst du auch ständig zwischen Whatsapp, eMail und Brief hin und her?

Mit einer Kursverwaltungssoftware hast du nur noch ein Kommunikationstool und kannst die gleiche Nachricht direkt über alle Kanäle verteilen.

Beachte aber dabei, dass Whatsapp nicht DSGVO-konform ist und daher in der Kommunikation mit Kunden, Mitgliedern und Teilnehmern nicht genutzt werden sollte. Seit der endgültigen Einführung der DSGVO erlebt die SMS ihren zweiten Frühling. Dieser Kommunikationskanal ist seitdem wieder absolut im Trend.

7. Absolute Datensicherheit

Irgendwann stellt jeder PC seine Arbeit ein. Ungünstig ist, dass er das selten vorher konkret ankündigt. Irgendwie passiert es immer dann, wenn man gerade vergessen hat die Daten zu sichern oder extern zu speichern.

Bei einem Kursverwaltungsprogramm brauchst du dich darum nicht mehr zu kümmern. Die tägliche Backup-Sicherung gehört genauso dazu, wie der Schutz vor Angriffen von außen. Sicherer kannst du deine Daten nicht verwalten.

8. DSGVO konformes arbeiten ist wichtig

Seit Einführung der DSGVO geht in vielen Vereinen und Unternehmen die Angst um etwas falsch zu machen oder zu vergessen. Ist das bei dir auch der Fall?

Durch den Einsatz von externen Tools und Programmen reduzierst du das Risiko ganz erheblich. Achte aber darauf mit dem jeweiligen Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen und nur europäische Anbieter zu nutzen.

Du stellst mit dem Einsatz von Programmen immer sicher, dass nur berechtigte Personen Datenzugriff erhalten und auch nur die Daten sehen, die für sie bestimmt und notwendig sind. Außerdem kannst du sofort den Zugriff unterbinden, wenn Personen aus dem Kursleiterkreis oder dem Unternehmen ausscheiden.

9. wertvolle Analysen und Vergleich mit anderen

Je größer der Verein oder das Unternehmen wird, desto mehr Sachbearbeitung fällt an. Der Zeitaufwand wechselt stark von strategischer Planung und Marketing hin zu Sachbearbeitung und Abarbeiten von Aufgaben.

Um dieses Zeitverhältnis wieder auszugleichen und zu Gunsten von strategischer Planung und Marketing zu verschieben brauchst du eine gute Software, die dir auch Zahlen, Daten und Fakten zur Planung liefert. Dass du mit der Kursverwaltungssoftware auch Sachbearbeitungszeit einsparen haben wir oben ja bereits ausführlich beschrieben.

Nutze eine Auslastungsanalyse um festzustellen, wie viele Plätze noch zusätzlich freigeschaltet werden können. Setze deinen strategischen Fokus auf die Kurse, die das meiste Potenzial bieten. Nutze dafür die Potenzialanalyse oder auch die Portfolioanalyse.

Anbieter von Kursverwaltungsprogrammen können dich auch bei verschiedenen Themen beraten und mit ähnlichen Organisationen vergleichen. Dazu gibt es individuelle Kennzahlensysteme, die in der Regel genau auf deine Organisation abgestimmt werden sollten.

Zusammenfassung:

Es gibt viele gute Gründe eine Kursverwaltungssoftware einzusetzen. Es geht nur darum die richtige zu finden. Wie du sicher schon festgestellt hast, haben wir hier die perfekte Lösung für dich. Mit Kursbuddy.de kannst du alle 9 Gründe optimal für dich nutzen. Daher jetzt einsteigen und ab sofort Zeit sparen.